時間が無いという言い訳から脱却して効率よく仕事をしたいなら締め切りをきちんと設けましょう

経営マインド

 

こんにちは。

飛常識な経営コンサルタント 高橋貴子です。

 

本日は、

時間が無いという言い訳から脱却して効率よく仕事をしたいなら締め切りをきちんと設けましょう

ということについて、お話をしていきたいと思います。

 

友だち追加

飛常識な教室集客コンサルタント高橋貴子

LINE公式アカウント

ご質問もお気軽に 1:1トークで高橋貴子と直接対話

 

 

締め切りを設けることが、最大のコツ

本日のテーマは、

時間が無いという言い訳から脱却して効率よく仕事をしたいなら締め切りをきちんと設けましょう

という事について、お話をさせていただきたいと思います。

 

実は、今回のこの話題を話そうと思ったキッカケというのがあるんです。

それは何かと言いますと、「残業ゼロのノート術」という本があるのですが、

この石川和男さんという著者は、私の著者仲間というか…まぁ、10冊以上を出されているので、

仲間と言うにはちょっと恐れ多いのですが、

あ、ついでに、ちょっと私の本も並べちゃいますね(笑)

もっと稼げる自宅教室の集客・成約バイブル

 

この石川さんという著者の方は、6つの仕事を回していて、

家族や趣味の時間も取っているという、非常に時間管理にストイックな方です。

6つの仕事ですよ!!すごくないですか?

6足のわらじを履く現役スーパー会社員です。

 

今回この本を読んで、”女性起業家は時間の使い方で悩んでいる人も多い”と、

普段から感じていることもあり、このテーマでお話をしようと思いました。

 

時間効率化には、メンタルとの関りもある

時間がないという方は、ざっくりと二つに分かれるかなと思います。

まず一つ目は、当たり前のことですが、時間のやりくりそのものが下手な人もいますね。

ただ、同時に、本当に時間がないキツキツの人がいるのも知っています。

 

たとえば、フルタイムで働き、3歳以下といった小さい子どもの子育てもしつつ、

家事もやって・・・という、スーパーウーマンがいるのも知っています。

そういった、本当にキリキリの時間がやっている人は、

それだけで3つの仕事を持っているのと同じだと言えます。

 

ですので、今回そういったケースの方は置いておいて、

「自宅教室をやりながら、子育てや家事をやっている場合」は、

もう少し時間を作れる場合もあるのかもしれません、という事でお話したいと思います。

時間が無い方のもう一つの傾向は、優先順位が混乱している人、ということです。

 

そして、こういった「どういう優先順位で時間を使っていくのか」という事と

「メンタル」の間には、関係もあるので、

まずは物理的な部分での方法論を先にお伝えしてから、

時間とメンタルの関係についても、お伝えをいたします。

 

 

時間は、積極的に作ろうとしないと作れない

まず重要なのは、締め切りを設けることです。

どういう事かと言うと、まずゴールから設定して、

全て前倒しで計算できているかが、時間に追われない上手な方法なのですね。

ゴールの設定も、あまり遠すぎるゴールだと、見えにくくなってしまいます。

事業の大きな計画として、5年先といった事も考える必要はあるのですが、

それは、進める上で修正がかかってくるので、細かい所まで見ていくのは難しくなります。

 

ただ、大きく見ても、小さく見ても、締め切りを設けるというのは同じです。

 

まずは、長期的な事業計画を、だんだん短くしていって、

5年を1年、1年を3ヶ月、それを1ヶ月にして、そこから1週にして、

そして1日単位で見ていく、といった形で、短期計画という目線にした上で、

一日をどう捉えるか」について、まず話をしていきたいと思います。

 

一日の時間は、みんな一緒ですね。24時間です。

そこから、寝る時間はそれぞれ違ったりもしますので、個人差があってもOKですが、

それ以外の仕事の時間は、「どれだけ効率的に進めていくか」が、

趣味や家族との時間に繋がります。

 

時間の使い方は上手にしなくてはいけないので、

「なんか気が付いたら1日が終わっていた」

「レシピ考えてたら3日かかった」

というのは、とても勿体ないなと思います。

 

「作りながら味を調整してたら1週間かかった」というのは、作業時間が必要ですので、

時間がかかるのは分かりますが、それでも長いなと思います。

 

特に、「考えているだけの部分」については、

もっと短い時間でできるように工夫をしていますか?」ということがポイントになります。

 

そもそも、効率化を考えて試したことがありますか?

たとえば私がパン教室をしている頃には、まずA4の紙に手書きで製法を書いたりするのですが、

電車の中で、メモにレシピのアイデアを書いておくなど、

スキマ時間などを使ってできるところを進めていました。

そして、時間が取れる日に一気にやってしまうので、

そのための下準備をちゃんとして、発酵のタイミングなども計算して、

ちゃんと計画的にパンの工程が回るようにズラし、

備品もタイムプランも考えて、効率よく進めていましたね。

 

しかもその時、同時に写真撮影もしてしまうのですね。

写真については、日中の方が写真がキレイに撮れるので、いつも動き始めるのが7時だとすると、

その日は6時や5時半に起きたりしていました。

 

このように効率よく進めていると、オーブンも発酵機も動きっぱなしなので、

もうあまり予熱しなくても大丈夫、みたいな状態で、サクサク進められていましたね。

もし「同時にやると混乱する」という人は、「どうしたら混乱しないか?」を考えながら、

同時に2個、3個進められるかという事を、そもそも真剣に考えたことがあるか?という事です。

私の場合、パンのレシピを作る時は、一日で4品くらい作っていました。

料理系のレシピは一気に写真を撮りたいので6品のコース分を撮ったりもしました。

 

レシピを作るのに2週間かかったという方のお話を聞くと、

「レシピ制作をしていたから他のことができなかった」事を言い訳としてお話される方もいらっしゃるのですが

それだけの時間をかけたレシピで、何人の生徒さんが来て、どれくらいの売り上げが出るのかも考えなくてはいけません。

 

なぜなら、自分の時間はお金と同じだからです。

時間をダラダラ使っている人は、お金をダラダラ使っているのと同じなのです。

締め切りと段取りを、時間でしっかり管理しているかというのは、とても重要な事なのです。

私の場合は、1レシピをおおよそ20分くらいで作っています。

もちろん最終的に仕上げるためには、試作をする時間が必要でそれは別物です。

アイデアとして配合を考える時間は、おおよそ20分程度ということです。

ある程度、スキマ時間で情報を集めたりして準備していると、一気にやるとなった時に、効率よく進められるのですね。

 

 

締め切りまでに一定のクオリティを出すのが、プロ

料理関係の先生の傾向として見ていると、

自分が満足したら出来上がり」という作り方をしている人がとても多いです。

逆にいうと、「満足できなければ何度でもいくら時間をかけてもやり直す」ということです。

 

もちろんクオリティは大事です。

しかし本来、「決まった時間でクオリティの高いものを出す」というのがプロです。

少し辛口なことを言いますが、際限なく時間を使っている人は、プロではなく趣味の領域となります。

締切期限までに対するクオリティを求めるのがプロなのです。

 

これは、パンやお料理についてだけではなく、全ての仕事が、同じ基準になっていきます。

この点について、石川さんは、かなりストイックにやっていますね。

とにかく効率的に仕事をやるために、引き出しの中の文房具の配置まで決めていたりするそうです。(苦笑)

 

「探し物の時間を少なくするため」という事でそうしているそうですが、

「何が何本あるか、そしてそれをどこにおくのか」というところまではやった事はないので、それはすごいと思いますね。

 

私の場合は、全ての作業に対して、どれくらい時間がかかっているかを大抵測っています。

たとえば、3000文字くらいのブログなら、書き出しから仕上がりまで1時間半くらいといった感じです。

その場で考えながら書いていく場合です。

 

また例えば、ブログに載せる画像処理で一枚の画を仕上げるとすると、

1枚5分くらいで進めたいと思っていますが、

凝りたい写真の場合は、時間がちょっとかかってしまって、

時計を見ると、「15分くらいかかったか…」となったりもします。(苦笑)

 

いくら効率的にと言っても、高橋貴子のブランドとしての最低限のクオリティがあるので、

そのクオリティを、いかに決められた時間内で出せるか? がプロだ」という認識が必要になります。

 

あまりに時間をかけてしまって、「これは趣味の領域になっていないか?」という事にならないように、

時計を見るなど、時間を計って作業をしているのですね。

 

かける時間は、難易度や重要度によって左右します。

サイトのトップバナーについては、サイト全体の売り上げを左右する、

とても重要な要素なので、場合によっては3時間近く時間をかけたりもします。

 

これは、将来的に仕事を外注パートナーさんにお願いする時、

自分の時間単価が分かった状態で依頼できるので、

これは外注さんにお願いしてもいいよね」というような判断もできるようになります。

例えばこちらのバナーは、外注デザイナーさんに依頼していますが、

自分で作っても出来なくないですけど、2日がかりかもしれません。

 

バナーのデザイナーさんだと、自分がやるよりも早い時間で、

クオリティを高いものを出してくれたりもします。

その場合は、「外注した方が良いよね」と判断できますね。

 

 

まずは自分の作業の時間を、計ってみましょう

締め切りを決めないで、ダラっと仕事をしていると、人件費がかかるのです。

 

なので、私は自分自身についてもそうですし、外注さんについても、

「これくらいのクオリティを、これくらいの時間で仕上げて欲しい」と言うようにしています。

 

ビジュアルデザインも重要視しているので、

自分でもやってみて、クオリティやスピードを見たりしていますね。

その上で外注さんに頼むのは、クオリティやスピードが両立しているからです。

仮に、自分でやるより、時間もかかる、クオリティも低いとなると、外注する意味がありません。

 

しかし、そもそも自分で、その仕事にどれくらいかかるのか把握していなければ、

判断のしようがない、という事になります。

 

つまり、自分の能力と、自分の時間を普段から意識していないと、

全てを上手く回していくのが難しくなるのです。

 

もちろん、効率が全てではありません。

たとえば私は、手はがきを書くこともありますが、これは効率化できません。

手はがきは、心を伝える仕事の一つなので、お客様にそれを伝えるために時間を割く、ということになります。

それはまた効率とは別の領域で判断する部分になります。

 

問題は、締め切りを決めないで、ダラダラと時間を使っている人は、

事業を回していく上で要注意だということなんです。

なぜお金が溜まらないのか、事業が上手くいかないのかは、

時間の使い方に問題があることが多いような気がします。

 

当たり前ですが、集客をそもそもやっていないという事だと、話は変わってきます。

月に10万や20万円を広告を出せるなら、自分でやらなくても良いのですが、

まずは自分の仕事の時間を測って、それを把握し、

その上で、効率よく進めていけるように工夫をする事が大事です。

 

 

悩むのは、暇だから(笑)

それでは、メンタルと時間の関係性はどうなるのかと言うと、

先ほどご紹介させていただいた石川さんの本には、

「残業している暇がない」

という事も書かれているのです。

 

つまり、6つの仕事を回して、家族との時間や趣味もとなると、残業している暇もないし、

悩んでいる暇もないという事ですね。

 

悩めるのは、暇だからという訳です(笑)

 

たとえば、教室の先生などが同業者の妬みやっかみや、お客さんのことで失敗することもあったり、

後は、外注パートナーさんと行き違いで揉めることもあるかもしれません。

お金の絡んだ問題に発展することもあるかもしれません。

 

その時、若干マインドが凹んでしまうこともありますが、

仕事をテキパキと進める人は、落ちたマインドを元に戻すのが、恐ろしく早いのです。

私も起業をして、早くなりましたね。(笑)

なぜなら、手が止まる方が残念だし停滞してしまうからです。

それがもう終わっている案件なら、先へ行くしかありません。

クヨクヨし過ぎて他のことに手が付かないとか、悩んでいたので仕事ができなかったというのは、

事業家としてはNGかなと思います。

 

とは言え、最初からは難しいと思います。

ですので、「こういう心持ちでやらないといけないんだ」ということで意識していくようになるすると、

マインドの立て直しも早くなっていくかなと思います。

 

また、一見するとピンチに見えるようなことでも、

考え方ととらえ方によって、ピンチというのはチャンスにもなるのです。

それをキチンと捉えて挑戦すれば、成長していくことになりますし、

逆に、そこでクヨクヨと悩むと、全てが停滞していくのです。

 

なので「悩むのも締め切りを設ける(笑)」、みたいな形で進めていくと、

切り替えが早くなったり、嫌なことも忘れられるようになっていきます。

 

その「切り替え力」を身に付けていくためにも、締め切りは一つの基準になります。

悩むことの全てを否定はしませんが、あまり長く悩むのは良くないという事ですね。

 

私は最近は、30分くらいで済ませるようにしています。

終わったことは悩まないのも、ポイントですね。

問題が起こった際には、どうすれば最短で処理できるかといった、落としどころを考えて進めるようにしています。

反省はするが、落ち込みはしない、という事です。

 

パートナー会社さんなどともめた時などは、その被害を最小限で、最短で処理するにはどうするかを考え、

終わったらスパッと切り替える。

これができれば、気持ちを一定に、フラットに保ちつつ、進めていけるようになるでしょう。

 

締め切りをきちんと設けましょう、のまとめ

さて今回は、効率面とマインド面で考えてきましたが、

どちらも共通しているのは、締め切りを設けることです。

 

締め切りを設けられていない人がとても多いですので、

自分の仕事時間を測ってみて、次はそれを1分でも縮めることを考えると、

だんだん早くなっていって、成長するのではないかなと思います。

 

ぜひ、ご参考いただければと思います。

今回の記事を、動画でご覧になりたい方はコチラ

 

友だち追加

飛常識な教室集客コンサルタント高橋貴子

LINE公式アカウント

ご質問もお気軽に 1:1トークで高橋貴子と直接対話

 

 

 

%e3%83%a1%e3%83%ab%e3%83%9e%e3%82%ac%e7%99%bb%e9%8c%b2%e3%83%90%e3%83%8a%e3%83%bc

ピックアップ記事

関連記事一覧