あなたは大丈夫?教室の先生が失敗しがちなデーター管理とバックアップのコツついて

コラム

本日は、

「あなたは大丈夫?教室の先生が失敗しがちなデーター管理とバックアップのコツついて」

という内容にて、お話をしていきたいと思います。

 

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あなたは大丈夫?教室の先生が失敗しがちなデーター管理とバックアップのコツついて

本日のテーマは、

「あなたは大丈夫?教室の先生が失敗しがちなデーター管理とバックアップのコツついて」

ということについて、お話をしてみたいと思います。

 

今日は、ノウハウというよりは、日々の仕事の管理に近いお話ですね。

ですがこれはけっこう大事はお話で、ここ最近、立て続けに何人かのクライアントさんから、

同じようなお話を聞きました。

 

その際、前から感じていたこともありましたので、

今回、まとめてお話をしてみたいと思います。

 

まず、この話のきっかけがあるのですが、それは大きく2つです。

 

これらは前々からずっと感じていたことです。

 

まず一つ目が、顧客管理です。

 

わたしが自分で独立した時に、まず最初にきちんとしようと決めていたのが、顧客管理でした。

最初は顧客管理ソフトも使っていましたが、エクセルの方が使いやすかったので、エクセルを使い、

名前や電話番号、あるいは、どこから来られたのか?受けた講座は何か?

といった顧客情報を記入して、分析にも使ったりしていました。

 

人によっては、年賀状ソフトで管理されている方もいらっしゃいますし、

わたしは、その後に知ったリザーブストックといったサービスを使っていたりもします。

 

リザーブストックは、お金もかかったりするので、

人によってはちょっとと感じるかもしれませんが、

最低でもエクセルでの管理はしていて欲しいなと思います。

 

パソコンが苦手という方でも、やはり、せめてエクセルくらいは知っていて欲しいとも思うのですね。

 

わたしは、OLの経験もありますので、

エクセルとワード、パワーポイントが使えないと仕事にならないということで、

その時に使えるように練習をしていました。

 

といっても、教室業での使い方と会社での使い方は違います。

そこまで本格的に使えなくても構いません。

項目を入れておくだけでも、割合などのデータを出したりできますので、

ぜひやっていて欲しいと思います。

 

パソコンと外付けHDD、クラウドの三重バックアップを取りましょう

まず、コンサルをやり始めて、教室の先生とお話をするようになって衝撃だったのは、

顧客名簿を手書きの紙で管理されている教室の先生が多いことでした。

 

その中でもまだ良いのが、入会希望記録みたいな紙を用意して管理しているケースです。

そういった紙で、1000人を管理されている先生もいらっしゃいました。

ですがこれは、どこかの段階で絶対にデータ化してください。

 

紙のままだと、何かの理由で失われる可能性もありますし、

そもそも紙だと、分析のしようがないからです。

データ化をすると、解析や分析ができるのと、データの消失が免れるというメリットがあります。

 

データの保管も、パソコンだけですと、パソコンが壊れた時に失われますが、

外付けHDDと、さらにできれば、クラウドシステムというものでデーターを置いておくか、

リザーブストックといったアプリの中に入れていくかで、

3重くらいにバックアップしておいた方が良いですね。

そのようにしっかり管理して分析していくことで、

お客様にとってより良い商品・サービスを作っていくことができるようになります。

 

ですので、紙で管理している場合は、どこかのタイミングでデータにしてください。

これは、「お金を払って外注さんにお願いしてでもやってください」、

というぐらい優先順位の高いものです。

 

そうしないと分析ができないので、

たとえば、

・お客様はどの県からよく来ているのか?

・どういう講座がどういう人に人気なのか?

といったことが分からないまま、ビジネスを進めることになります。

そうすると、傾向がつかめず、大きな時間とお金のロスになるのです。

 

 

もちろん、何もデータを持っていないより、紙でもある方が良いのですが、

データに起こしておけば、わたしのようなデータを活用できる人がいた時に、

それを活用することもできます。

 

ですので、データを活用するためにも、データを起こして欲しいと思います。

 

これは、消失を防ぐことにも繋がってきます。

 

少し残念な話になりますが、去年、私の知っているクライアントさんで、

自宅が火事に遭ってしまわれた方がおられました。

 

その際、顧客名簿も焼失してしまったのですね。

 

これは、お客さんに連絡が取れなくなるというのが、一番困るのです。

それを防ぐためにも、外付けHDD,クラウドと、三重のバックアップを撮っておく方が良いでしょう。

 

特に今の時代、オンラインで教えるにしても、何をするにしても、

連絡を取れる人がいないのは致命的ですので、

紙で管理している人は、今すぐデーターに起こしましょう。

 

そして、データにしているけど活用していない人は、活用する方法を学ぶのが良いです。

これは、データ活用のセミナーをしても良いかな、と思うくらい大切なお話です。

 

レシピも、汎用性のあるソフト、アプリで正しく補完しましょう

わたしがまた別の先生とお話して衝撃だったのが、

最近は疎遠だし離れてしまっているので…ということで、

500人の名簿があったのに、そこから300人くらい捨ててしまった、というケースです。

 

これはもう本当に衝撃で、残念なことですが、(苦笑)

もしかしたら、新しい講座を作ったら来てくれるかもしれませんよね。

ですが、連絡先がわからなければ、どうしようもありません。

 

だから顧客名簿の管理はちゃんとやりましょう、というお話ですね。

 

それと同時に重要なのが、レシピです。

これは、正しい保管をされていない先生も多いです。

さすがにレシピを手書きで、という方はいないと思いますが、

きちんとデータで作ってあり、プリントしたい時にプリントできる、

という状態が理想です。

 

それをしっかりとやっていて欲しいなぁと思います。

 

注意点として、外部のソフトを使っている場合は、

その管理会社に何かあると、データが取り出せない事になる場合がある、という点です。

 

ですので、汎用的に使えるデータに変換しておいて、

それが再現できるようなアプリで管理している方が良いですね。

 

ウェブ系で便利なソフトを提供していることもありますが、

それを提供している会社自体が止まってしまうこともあるのですね。

 

わたしがおススメなのは、いわゆるマイクロソフトのoffice系のものです。

ワード、エクセル、パワーポイントで作っておけば、何があっても大体、大丈夫だからですね。

写真のオリジナルデータは、大きな財産。しっかり管理しましょう

また、写真についても保管方法を間違えてしまっている方が多いです。

 

たとえば、携帯で写真を撮って、携帯で加工して、

その時に一瞬だけパソコンにデータを移動して、ロゴやコメントを入れて、

それによってオリジナルの写真のデータを全部、消してしまっているというケースです。

 

保管場所がないからと削除したという、という残念な話もよく聞くのですが、

そこはお金を払ってでも、オリジナルデータを保管していて欲しいと思います。

今どき、2TBや4TBの外付けHDDを買ってでも、2~3万円です。

そういったところにこそお金をかけて、撮ったオリジナルデータを保管していて欲しいのですね。

 

また、こういったケースも、けっこう多いのですが

必ず、加工した写真だけではなくて、加工する前の写真も保管しておいてください。

 

横位置と縦位置についても、両方とも撮って保管しておくと、後から使えることもあるのですね。

保管する場所がないなら、お金を払ってでも保管をしておいて欲しいのです。

 

ウェブサイトを作りにしても、新しい講座を作るにしても、

ビジネス上の何か対策や施策を進めていくとなった時、文字が入っている写真しか持っておらず、

わたしが「この文字は必要ないので、オリジナルの写真はありますか?」と聞くと、

持っていないと返答される方が、良くおられます。

 

これは、撮り直しが効かないケースもありますし、

少し暗い写真であっても、

フォトショップなど写真加工ソフトで加工すれば、どうにかできる事もあります。

 

ですが、一度、小さく編集したものを大きくすることはできないのですね。

画質が著しく落ちます。

 

そうすると撮り直しになる訳ですが、お料理などは痛手が大きいですね。

なぜなら、お料理から作り直さないといけないからです。

 

それに、もしあなたが、今は加工のスキルがなくてできなくても、

成長したら加工して、使えるようになる写真だってあるかもしれません。

 

わたしが、「ここの文字は要らないので外せませんか」と言った際に、

オリジナルを持っていない、ということで残念な結果になることもあるのです。

 

他にも、電子書籍を作る際も、写真が小さいと加工のしようがありません。

それに、文字が入っていると、取り除くのに手間がかかります。

なので、オリジナルの写真データを、しっかりとフォルダ分けして整理した状態で、

保管をしていて欲しいと思います。

 

わたしの場合は写真が財産なので、10万点くらいの写真があると思います。

 

このデータが無くなってしまうと、撮り直しが効かないものも多いですね。

なので、写真のバックアップは、

メンテナンスにお金がかかっても、ローカル(手元の外付けHDD)と

クラウド(icloud や Google Driveなど)の両方に取っておく必要があります。

 

そういった危機管理について、

コストをかけない先生が多すぎるというのを最近、思っていましたので、

撮り直しが大変なものは、オリジナルを取っておくことをお伝えしておきたいと思います。

 

 

あなたは大丈夫?教室の先生が失敗しがちなデーター管理とバックアップのコツついて まとめ

今回の内容をまとめますと、

「あなたは大丈夫?教室の先生が失敗しがちなデーター管理とバックアップのコツついて」

というのは、

顧客データ、レシピ、写真といったデータを、しっかりと三重でバックアップを取っておく、ということですね。

 

これを聞いた時に、アッと思った方は、時間を取ってでもどうにかした方が良いです。

時間がないと言う方は、本当にやらない先生も多いのですが、

やっていなかった先生に限って、いざとなった時に、致命的になってしまう事が多いのですね。

 

これは、いつ大変なことになるか分かりません。

コンピューターウィルスや乗っ取りなど、いろんなケースがあります。

ですので、自衛で守っていくというのが大切なのですね。

 

今はもう、コンピューターが苦手と言っていられる時代ではなくなってきました。

自宅教室の先生にとっても、顧客管理、レシピ、写真も含めて、

データの保管がとても重要な事項になってきますので、

ぜひこの機会に、トライしてみていただければと思います、

 

ぜひご参考にしてみてください。

 

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