忙しくて時間が無いとお悩みの教室の先生へ 5分の時間を10倍に活用できる時間管理術のコツ

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こんにちは。

飛常識な経営コンサルタント 高橋貴子です。

 

本日は、

「忙しくて時間が無いとお悩みの教室の先生へ 5分の時間を10倍に活用できる時間管理術のコツ」

という内容にて、お話をしていきたいと思います。

 

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タカコは5人いる!?

本日のテーマは、

「忙しくて時間が無いとお悩みの教室の先生へ 5分の時間を10倍に活用できる時間管理術のコツ」

ということで、お話をしてみたいと思います。

 

時間との闘いというのは、たとえ教室の先生ではなくても、

誰だってみなさん、やりくりしていますし、

中には、ご家族、お子さんとの触れ合いに費やすなど、

教室一本だけに全ての使えるわけではない人もいます。

 

時間のやりくりは、事業を興したばかりでも、経営歴が長い方でも、

ずっとついて回る課題だと思います。

 

そんな中で、私自身は、人から見ると時間を有効に使っている風に見える方ではないかと思うのですが、クライアントさんからは、「貴子先生は一日48時間あるのでは」などと思われているようです(苦笑)

確かに、セミナーも行い、セッションもし、情報発信もして、と色々なことをしていると、

いつ、どこでそれをやっているのか、分からないかもしれません。

貴子先生は、5人いるんじゃないのか?」と言われたりもしますね。(笑)

 

そんな私の時間管理の実情について、先日、クライアントさんと長岡の花火を

見に行ったときのエピソードがあります。

 

その彼女が「3日間、私に密着していて分かったことがある」というのですが、

彼女の知ったことを共有することで、

みなさんの思考が変わり、その結果、時間が作れる可能性があると、私自身も感じたので、

今回はそのお話をしたいと思って、動画を撮っています。

 

自分自身の、仕事に関する能力を考えていますか?

さて本題の部分に入りたいと思うのですが、

5分の時間を10倍に活用できる、というタイトルについて、

そもそも「時間がない」とおっしゃる方は、

おおよそ、何にどれだけの時間がかかるのかを把握していない人が多いと感じます。

 

時間を上手く活用するというのは、細切れの時間をどう使うかがポイントになるのですね。

たとえば5分あった時、「5分しかない」と考えるか、

それとも「5分でコレができる」と考えるか。

この積み重ねが、差になっていきます。

 

その際に重要なのが、日常的に「時間を測る」ということを、しているか、していないかです。

私は良く自分の仕事のかかる時間を計測している方なのですが、されていない方は、全くされていないかなと思います。

たとえば、タイムトライアルではありませんが、同じ仕事、経験をする時に、

私は毎回、「どうすれば前より早くできるか?」を考えて、トライしています。

分かりやすいので言えば、ブログですね。

タイピングはさほど遅くない方なのですが、大体、5000文字だと1時間半くらいです。

単なるタイピングならもっと早いのですが、文章や内容を考えると、3000文字で1時間かな、という感じなのですね、

 

ですので、1万文字とすると、休憩を入れて3時間半ほどになるでしょう。

そして、ブログのためのタイトルや小見出しは、移動中にメモレベルで作ったりもしています。

 

そういう感じでやっているのですが、さらに私の場合は、立ち上がりが早いのです。

これは、一緒に長岡についてきてくださった生徒さんが話していたのですが、

5分あったら、すぐに動くことに、驚かれたそうです。

 

おそらく私は、車で言うと、常にアイドリング状態が続いているので、動く時にはすぐにギア入れて走れる、という感じなのでしょう。

それが仕事モードだったとして、遊びにすぐ切り替えることもできますし、

遊びから仕事も、すっとモードを切り替えてできるのです。

ただ、さすがにお酒が入ると、そのモードが鈍る時はありますが、ブログ更新はできたりしますね。(笑)

 

これは、仕事が趣味化していて、境界線がない状態でやっているので、

瞬時の切り替えも、ストレスなくできているのだと思います。

この部分については、彼女に驚かれて、改めて自分でも気づいたという感じです。

 

ポイント1.仕事モードへの切り替えが、早い

時間がないとお悩みの方の中には、

仕事を始める際、「ああ、仕事だ・・・」と、30分くらいしてから取り掛かる方もおられるのではないでしょうか。

それをすぐに始められれば、速くなっていきますよね。

つまり、5分という時間を大切にできるかどうか?なのです。

 

さすがに私も、観光地で森林浴というか、森の中で芝生があって公園があって・・・という時にパソコンは開かないですが、

リゾート地で本を書いたりする事はあります。

それこそカクテルを飲みながら、本を書くのですね。(笑)

自分でとても気に入っている時間なのですが、仕事もバカンスもごっちゃになっている感じです。

「あー、仕事しなくちゃ」という、モチベーションに負荷をかけないとこなせない仕事は、そもそもしないようにしてきました。

クライアントさんからの質問にひっきりなしに来ますので、答えられるものはその場で答えますし、

私は、見た瞬間に答えられるものは、その場でガンガン返していくタイプです。

 

こないだなんかは、ホテルのロビーで、チェックアウト待ちしている時に返信を返したりしていました。

 

これを大変だねという方もいますが、私自身が大変だと思っていないのですね。

なぜなら、仕事を趣味化しているからです。

その結果、仕事を始める際、立ち上がりに時間がかからない状態になっているので、5分を大事にできるのです。

そうすると、一日の時間を有効に使えます。

 

切り替えを早くしているのが、ポイントの1つですね。

 

ポイント2.マルチタスク化を面倒だと思っていない

2つ目のポイントは、マルチタスク化を面倒と思わないことです。

当たり前のように扱う、というイメージでしょうか。

脳科学やビジネスの方など、いろんな違う意見もあるのですが、

人間の脳は、一つの起こすまでの時間がかかるらしいのですね。

 

つまり、一つの事を仕上げてから次に行く方が、本来は効率が良いそうです。

しかし女性脳は、マルチタスクというように、いろいろな事を同時進行でこなせる能力を持っています。

 

たとえばお料理教室の先生は、段取りが良くないといけないません。

教えながら、自分も作りますので、本来はかなり高度で、マルチタスクを使いまくる仕事でもあるのです。

お料理やパン、お菓子の先生は、段取り上手じゃないといけないのですね。

 

なので、私はマルチタスク化するというのを常日頃からやっている訳ですが、

これをしていると、本来は全ての仕事の立ち上がりが早くなるので、時間を効率的に使えるようになります。

 

 

必要な仕事時間に応じた”ポケット”を持っておく

私は、小刻み、中くらい、時間をかける仕事、という仕事のかかる時間に関するポケットを3つくらい持っていて、

「これは5分くらい」という仕事や、「これはじっくりやりたい」をいう仕事を、それぞれのポケットに分けているのです。

そして時間が空いたら、そこから仕事を出してきて、パッとやるようにしているのですね。

 

これは、仕事にかかる時間を把握していると、

それをどのポケットに入れておくのかを考えられるようになります。

 

動画を撮る際にも、私は旅館などでも普通に撮るのですが、

それができる時と、できない時があるので、状況は考えないといけません。

それに、お料理教室などでは、オーブンなどの火との関係が切り離せないので、あまり動けません。

 

私はコンサルタントという名目なので、お料理などは切り離した状態で、

「wifiがあれば仕事ができる」というありがたい状態にいるので、

まさに分刻みで時間を見つけ出して、有効に使える状況なのですね。

 

また、1つの仕事で3つくらいの効果を出したいと思っていますし、

時間がかかっている仕事があれば、タイムトライアルして計っています。

 

こういったように、仕事の量と能力を、いつも数値化しているのですね。

3つ目のポイントがあるとしたら、この「自分の仕事の能力を数値化している」ことでしょう。

 

ポイント3.自分の仕事の能力を数値化する

たとえば画像加工など、1枚5分以上かけないようにしているのですね。

文字入れなど、フォントを選んでいると、あっという間に時間が過ぎるからです。

 

加工しながらブログに載せていくとすると、1枚5分で、1時間12枚になります。

そういう感じでやっているので、明度や彩度、コントラスト、トーンなどなどを、ちょちょっとイジって画像を加工して、

さらにブログのテキストの方は、何千文字で何分というのがあると、仕事の総時間が見えてきます。

 

5000文字を1時間半で書く+画像加工を1時間、といすると、2時間半かかってブログを書くことになりますね。

それが2時間半以上かかった場合、画像加工に手間取ったのか、文字を打つのに遅くなったのかを、自身で検証します。

 

以前、クライアントさんに、

「これどれくらいでできる?」と聞いて、「ここまでにやります」というお返事があったのですが、

その期限を過ぎたことがありました。

その原因は、まず自分の能力を把握していないのと、計画には予備の時間を作っておく方が良いという部分です。

予備の時間を組まないと、何かあったら全てが崩れてしまいます。

 

決めた締め切りをどう守るのかという時間管理は、ある意味毎日の修行のようなものかもしれません。(笑)

これら3つのポイントを押さえることで、少しの時間でも効率よくできるようになるかなと思います。

私もこういった事をやり始めて9年目ですので、今から始める方に比べると、どうやっているのか分からないレベルかもしれませんが、

まずは、自分の仕事や動きを、数値化するところから始めてみると良いかもしれません。。

 

 

1日が48時間、72時間あるツワモノ達

私がお願いしている、とあるコンサルタントの方がいるのですが、

その方に以前、時間管理について相談をした事がありました。

 

そうすると、「僕の話で参考になるか分からないけど…」と語ってくださったのですが、

その方は以前は、たとえば15分とか電車の乗り換えで時間があった時に、

駅でボーっとしてコーヒー飲んで終わってたそうです。

しかし、コンサルティングやセミナー、本の執筆などなど、

仕事の時間の全量を考えた時、それでは時間がない事に気づかれたのですね。

 

そこで、乗り換えの15分も、クライアントさんへの返信やブログの執筆を行ったり、

本の執筆も、ミニノートを使ってするようになったのだそうです。

私が特に驚いたのは、本の執筆ですね。

 

私の場合、本の執筆は、自宅だと集中できないので、コワーキングスペースに行ったりもするのですが、

そのコンサルタントの先生は、15分あればミニノートを出して原稿を執筆すると聞いて、

「ああ、この人はそうやって時間を作り出しているのか」と分かったのです。

それ以後、私は、「時間がないというのはこの人に相談できない」と思ったのですね。

もちろん良い意味で、です。(笑)

15分レベルでメール返信やメルマガ、本を書く、というのを知って、

自分自身も、それをやって時間が無かったら、その時にまた相談しようと思ったのです。

そうしたら、その後は相談することもなく、時間を有効に使えるようになりまshた。

それ以後、私自身もこの3年、4年で、仕事の立ち上がりが早くなりました。

 

 

また、交流のある男性起業家の方で、一緒に電車で移動している時に、

「ちょっと良いですか。これをやっておくと、明日の仕事が楽になるので…」とおっしゃるので、

「どうぞ」と答えたのですが、そうすると、その男性は、ミニノートを開いて、なんとエクセルの表を動かし始めたのです。

 

ちなみにこの「明日の仕事が楽になる」というのは非常にポイントなのですが、

私の中で、エクセルは「しっかり向き合わないといけない仕事」と思ってたのに、

その男性起業家は、この10分、15分で、サクッとやってしまうんだというのに、衝撃を受けました。

 

それを見て、

家でないとじっくりできないと思っている仕事でも、案外、外でもできるのかもしれない」と思ったのです。

 

5分の時間を10倍に活用できる時間管理術のコツ、まとめ

先ほどご紹介をしたお二人は、朝がすごく早いという共通点があります。

私はどちらかというと夜型のなのですが、朝時間をもっと有効に活動できるようになれば、

現在の「一日48時間」が、72時間になるのかもしれません(笑)

 

大体、私が知っている男性起業家は、5時や6時に仕事が終わっている方が多いです。

そういう方達を見ていると、忙しい忙しいと気負っていないのですね。

笑顔も絶やさず、コミュニケーションも落ち着いていて、イライラすることもなく、平常心でされている方ばかりです。

 

私がお手本にしている方々でもあるのですが、私もそういう状態を保ちたいと思いますし、

特に私の場合は、そこにさらに遊びを混ぜてやっている、という形ですね。

 

 

まとめると、「ONE THING」という一点集中をすすめる本もありますが、

それを知っている上で、私はマルチタスクをおススメします。

特に女性脳はマルチタスクに強いという特徴もあります。

 

5分のすき間の時間を、10倍にでも活用できるコツはとしては、

・自分の仕事時間を測っている。

・いつ何ができるかを見極めている

・立ち上げが速い

これらが大きなポイントになりますので、

ぜひご参考にしてみてください。

今回の記事を、動画でご覧になりたい方はコチラ

 

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